Als virtueller Assistent arbeite ich jeden Tag mit verschiedenen digitalen Werkzeugen – ob zur Organisation, Kommunikation oder für kreative Aufgaben. Manche Tools nutze ich täglich, andere je nach Projekt. Wichtig ist: Sie helfen mir, den Überblick zu behalten, strukturiert zu arbeiten und flexibel auf die Anforderungen meiner Kunden einzugehen.
Für viele sind das wahrscheinlich keine Geheimtipps – aber ich möchte trotzdem mal einen kleinen Überblick geben, mit welchen Tools ich persönlich arbeite und warum sie sich für mich im Alltag bewährt haben. Vielleicht ist ja auch für dich etwas Nützliches dabei.
Trello: Projekte einfach organisieren
Was ist Trello? Trello ist ein flexibles Tool für Projektmanagement mit einer übersichtlichen Oberfläche. Aufgaben werden in Form von Karten dargestellt, die man ganz einfach verschieben, bearbeiten oder kommentieren kann.
✅ Übersichtlich: Ideal, um Projekte zu strukturieren – egal ob im Team oder allein.
✅ Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig an Boards arbeiten, Kommentare hinterlassen oder Checklisten abhaken.
✅ Anpassbar: Mit Labels, Listen und individuellen Workflows lässt sich Trello leicht auf verschiedene Arbeitsstile anpassen.
Beispiel: Ich nutze Trello, um Social-Media-Planungen für Kunden zu organisieren. Jede Woche sehe ich auf einen Blick, welche Beiträge geplant sind, was noch vorbereitet werden muss – und was erledigt ist.
Microsoft Office: Bewährt, vielseitig, vertraut
Was ist Microsoft Office? MS Office begleitet viele seit Jahren – mit Programmen wie Word, Excel und PowerPoint für Texte, Tabellen und Präsentationen.
✅ Verbreitet: Die meisten Unternehmen arbeiten mit Office – das vereinfacht den Austausch.
✅ Vielseitig: Für Angebote, Analysen, Vorlagen oder Abläufe – die Einsatzmöglichkeiten sind groß.
✅ Automatisierung: Gerade mit Excel lassen sich Aufgaben schneller und übersichtlicher lösen.
Beispiel: Ich arbeite oft in Excel – z. B. um Daten für Kunden aufzubereiten oder kleinere Abläufe zu automatisieren. Auch Vorlagen für Angebote oder Dokumentationen erstelle ich häufig in Word.
Microsoft Teams: Online sprechen und zusammenarbeiten
Was ist Microsoft Teams? Teams ist Microsofts Tool für Videocalls, Chats und gemeinsame Zusammenarbeit – vor allem für berufliche Kontexte gedacht.
✅ All-in-One: Meetings, Dateiablage und Chats in einer Oberfläche vereint.
✅ Verlässlich: Gute Stabilität, auch bei längeren Calls mit mehreren Teilnehmenden.
✅ Einfach für Kunden: Kein Konto nötig – Link reicht.
Beispiel: Ich nutze Teams für Beratungsgespräche oder Projektbesprechungen. Besonders praktisch: Ich kann Dokumente direkt teilen oder in Gruppen gemeinsam an etwas arbeiten.
Billit: Rechnungen schreiben ohne Umwege
Was ist Billit? Billit ist ein Online-Tool, mit dem sich Rechnungen, Angebote und Belege erstellen und verwalten lassen – einfach und gesetzeskonform.
✅ Zeitsparend: Angebote und Rechnungen sind schnell erstellt und versendet.
✅ Alles digital: Belege, Zahlungen, Kontakte – alles an einem Ort.
✅ Gut vorbereitet: Ideal für die spätere Buchhaltung oder den Steuerberater.
Beispiel: Ich nutze Billit, um meine Zeit zu erfassen, Rechnungen zu erstellen und den Überblick über meine Finanzen zu behalten – gerade bei mehreren Kundenprojekten ein echter Vorteil.
Bitwarden: Passwörter sicher verwalten
Was ist Bitwarden? Bitwarden ist ein Passwortmanager, mit dem sich Zugangsdaten sicher speichern und teilen lassen.
✅ Sicher: Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert – nur du hast Zugriff.
✅ Strukturiert: Login-Daten, Zugangsschlüssel und Notizen lassen sich übersichtlich sortieren.
✅ Gemeinsam nutzbar: Passwörter können sicher mit Kunden geteilt werden, ohne sie offenzulegen.
Beispiel: Ich verwalte mit Bitwarden meine eigenen Zugänge – und auch Zugangsdaten von Kunden, etwa für Social-Media-Konten oder WordPress. So bleibt alles sicher und trotzdem griffbereit.
Canva: Inhalte gestalten – schnell und unkompliziert
Was ist Canva? Canva ist ein Design-Tool, das auch ohne Grafikkenntnisse schöne Ergebnisse liefert – ob für Social Media, PDFs oder Präsentationen.
✅ Einfach zu bedienen: Intuitive Oberfläche, viele Vorlagen, gute Struktur.
✅ Vielseitig: Von Social-Media-Grafiken über Infoblätter bis hin zu Reels – alles in einem Tool.
✅ Schnell umgesetzt: Ideal, um kurzfristig professionelle Inhalte zu erstellen.
Beispiel: Ich gestalte fast alle Social-Media-Inhalte mit Canva – z. B. Karussells, Reels oder Beitragsbilder. Besonders praktisch finde ich die Vorlagen, die ich für verschiedene Kunden anpassen kann.
OneDrive: Alles da, wenn man es braucht
Was ist OneDrive? OneDrive ist Microsofts Cloudspeicher – gut integriert in Office und ideal für alle, die mit Microsoft arbeiten.
✅ Immer verfügbar: Dateien lassen sich überall abrufen – ob vom Laptop, Smartphone oder Tablet.
✅ Sicher gespeichert: Backups laufen automatisch im Hintergrund.
✅ Einfach integriert: Ideal in Kombination mit Word, Excel oder Teams.
Beispiel: Ich speichere alle laufenden Projekte auf OneDrive – so kann ich von überall weiterarbeiten oder Kunden bei Bedarf schnell etwas freigeben.
Wenn du wissen möchtest, wie ich diese Tools im Alltag einsetze – oder welche Kombination zu deinem Unternehmen passen könnte: Melde dich gern.
Ich helfe dir, die passende Lösung zu finden.
