Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie wir personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen, insbesondere im Rahmen unserer Website, in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen der Europäischen Union sowie der deutschen, österreichischen, schweizerischen und belgischen Gesetzgebung.

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du an ‚https://‘ in der Adresszeile und dem Schloss-Symbol.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Unternehmensname – Name:
BK Solut – Björn Kohnen
Adresse:
Halenfeld, Zum Jagdhaus 1 / 2/1, 4770 Amel, Belgien
Kontakt-E-Mail:
info@bksolut.com
Telefon:
+32 472 97 02 62

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir erheben und speichern personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist oder du uns diese freiwillig zur Verfügung gestellt hast. Zu diesen Daten gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer bei Kontaktaufnahme oder Nutzung unseres Kontaktformulars.

Beim Besuch dieser Website speichert der Server automatisch Daten (z. B. IP-Adresse, Uhrzeit, Browsertyp) in sogenannten Server-Log-Dateien. Diese Daten dienen der technischen Überwachung und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

3.1 Webhosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Zypern) gehostet. Hostinger speichert zur Sicherstellung des technischen Betriebs und zur Erkennung von Störungen automatisch Server-Logfiles (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent).
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb).
Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit Hostinger. Weitere Informationen findest du unter folgendem Link:
Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Hostinger

3.2 Kontaktaufnahme über WhatsApp

Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, erfolgt die Kommunikation über den Messenger-Dienst WhatsApp der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Dabei werden deine Telefonnummer sowie ggf. weitere personenbezogene Daten verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag).
Weitere Informationen zum Datenschutz von WhatsApp findest du unter:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

4. Datenschutz & Datensicherheit – So schütze ich deine Informationen

Der Schutz deiner Daten hat für mich oberste Priorität. Als virtueller Assistent arbeite ich mit sensiblen Unternehmensinformationen und setze deshalb auf höchste Sicherheitsstandards, um eine geschützte Zusammenarbeit zu gewährleisten. Ich verarbeite personenbezogene Daten ausschließlich DSGVO-konform und nutze moderne Verschlüsselungstechnologien sowie sichere Cloud-Dienste innerhalb der EU.

4.1 Welche Daten speichere ich?

Ich speichere ausschließlich die Daten, die für unsere Zusammenarbeit notwendig sind:

Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Projektbezogene Daten (Auftragsdetails, relevante Dokumente)
Abrechnungsdaten (Rechnungen, Zahlungsinformationen – gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht)

Ich erhebe keine sensiblen Daten über den Arbeitsauftrag hinaus.

4.2 Wie lange werden Daten gespeichert?

Projektbezogene Daten → Werden nach Abschluss des Projekts gelöscht, es sei denn, du möchtest sie für spätere Arbeiten speichern.
Rechnungen & Buchhaltungsdaten → Aufgrund gesetzlicher Vorgaben bis zu 10 Jahre aufbewahrt.
E-Mails & Kommunikation → Standardmäßig verschlüsselt. Nach Projektabschluss werden sie archiviert oder sicher gelöscht.
Regelmäßige Überprüfung → Ich überprüfe kontinuierlich, welche Daten nicht mehr benötigt werden, und lösche diese nach sicheren Löschmethoden, sodass sie nicht wiederhergestellt werden können.

4.3 Wo und wie werden Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert, die den aktuellen DSGVO-Standards entsprechen:

Cloud-Speicherung → OneDrive for Business & Microsoft 365 (EU-Rechenzentren, verschlüsselt)
Projektmanagement → Trello (keine sensiblen Daten, nur Organisationszwecke)
E-Mail-Kommunikation → Outlook mit verschlüsselter E-Mail-Kommunikation
Passwortverwaltung → Bitwarden (Zero-Knowledge-Verschlüsselung)
VPN für sichere Verbindungen → Proton VPN (EU-Server, keine Logs, verschlüsselte Datenübertragung)
Remote-Zugriff → TeamViewer mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung & gesicherten Zugriffskontrollen

Ich speichere keine Kundendaten lokal – alle Daten bleiben sicher in der Cloud-Infrastruktur der EU.

➡ Die Speicherung und Verarbeitung meiner Daten erfolgt ausschließlich auf DSGVO-konformen Servern in der EU. Ich nutze Microsoft 365 Business, das durch Microsofts EU-Datengrenze abgesichert ist. Die Auftragsverarbeitung erfolgt gemäß den europäischen Datenschutzrichtlinien. Weitere Details findest du in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen.

4.4 Wie schütze ich deine Daten?

Passwortschutz & Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) → Alle Systeme sind durch starke Passwörter & 2FA gesichert.
Verschlüsselte Kommunikation → Jede E-Mail wird automatisch verschlüsselt, Passwörter werden ausschließlich über Bitwarden Secure Send geteilt.
Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) → Für alle Projekte gilt eine standardmäßige Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), die sicherstellt, dass sämtliche Informationen streng vertraulich behandelt werden. Die Vereinbarung umfasst die Verpflichtung, keine Daten an Dritte weiterzugeben und alle vertraulichen Informationen ausschließlich für den vereinbarten Zweck zu nutzen.
Sichere Dateifreigabe → Zugriff auf Dateien nur über OneDrive-Zugriffsrechte oder passwortgeschützte ZIP-Dateien.

4.5 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Falls ich personenbezogene Daten im Auftrag meiner Kunden verarbeite, schließe ich mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Dieser regelt:

Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten
Verantwortlichkeiten von mir und meinen Kunden
Löschung oder Rückgabe der Daten nach Beendigung des Auftrags

📌 Auf Wunsch stelle ich meinen Kunden den AVV vorab zur Verfügung.

4.6 Deine Rechte – Transparenz & Kontrolle

Du hast jederzeit das Recht auf:

Auskunft über deine gespeicherten Daten
Berichtigung oder Löschung von Daten (sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht)
Widerruf der Verarbeitung, falls du keine Speicherung wünschst

(Detaillierte Informationen dazu findest du in Punkt 11 – „Rechte der betroffenen Personen“.)

5. Nutzung von TidyCal

Für die Buchung von Terminen nutze ich den Dienst TidyCal, der von Sumo Group Inc. betrieben wird (1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA).

Bei einer Terminbuchung über TidyCal werden personenbezogene Daten verarbeitet, darunter:

Name
E-Mail-Adresse
Datum und Uhrzeit des gebuchten Termins

Datenverarbeitung und Speicherung:
TidyCal nutzt die Google Calendar API, um Terminkonflikte zu vermeiden, und ermöglicht die Integration mehrerer Kalender. Es verkauft keine Nutzerdaten an Dritte und speichert sie gemäß den eigenen Datenschutzrichtlinien. Daten können in den USA verarbeitet werden, wobei entsprechende Schutzmaßnahmen gemäß der DSGVO vorgesehen sind.

Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von TidyCal.

6. Newsletter und Mailchimp

Wir bieten dir die Möglichkeit, unseren Newsletter zu abonnieren. Hierfür nutzen wir den Dienst Mailchimp der Intuit Inc., 2700 Coast Avenue, Mountain View, CA 94043, USA. Die für den Versand des Newsletters erforderlichen Daten (E-Mail-Adresse) werden auf den Servern von Mailchimp gespeichert und gemäß deren Datenschutzrichtlinien verarbeitet.

6.1 Double-Opt-In und Protokollierung

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Nach der Anmeldung erhältst du eine E-Mail, in der du um Bestätigung deiner Anmeldung gebeten wirst. Diese Bestätigung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmelden kann.

Mailchimp speichert die Anmeldungen zum Newsletter, um die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben nachweisen zu können. Dazu gehört die Speicherung von:

Der E-Mail-Adresse,
Dem Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt,
Der IP-Adresse,
Sowie gegebenenfalls weiteren technischen Informationen.

6.2 Datenverarbeitung durch Mailchimp

Mailchimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Analyse der Newsletter in unserem Auftrag. Dabei kann Mailchimp deine Daten in pseudonymer Form zur Optimierung der eigenen Services nutzen (z. B. zur Verbesserung des Versandes oder zur technischen Optimierung). Mailchimp nutzt deine Daten jedoch nicht, um dich direkt zu kontaktieren oder an Dritte weiterzugeben.

6.3 Widerruf der Einwilligung

Du kannst deine Einwilligung zum Erhalt unseres Newsletters jederzeit widerrufen. Dies kannst du über den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail tun oder indem du uns eine Nachricht an info@bksolut.com sendest.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Mailchimp findest du in deren Datenschutzerklärung.

7. Nutzung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf deinem Gerät gespeichert werden und bestimmte Informationen über dich enthalten. Sie helfen uns, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseite zu verbessern und verschiedene Funktionen bereitzustellen. Einige Cookies sind notwendig, andere dienen zur Verbesserung unseres Angebots.

Du hast jederzeit die Möglichkeit, das Setzen von Cookies über die Einstellungen deines Browsers zu verhindern.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

7.1 Cookie-Consent-Management

Für die Einholung und Verwaltung deiner Einwilligung zur Nutzung von Cookies verwenden wir das Tool „Complianz“ (Complianz B.V., Atoomweg 6B, 9743 AK Groningen, Niederlande).
Complianz dokumentiert deine Zustimmung, speichert diese lokal im Browser (per Cookie) und blockiert Cookies bis zur Freigabe. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

7.2 Technische Optimierung mit LiteSpeed Cache

Zur Verbesserung der Ladegeschwindigkeit und Performance unserer Website nutzen wir das Plugin LiteSpeed Cache. Dabei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet oder gespeichert. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer technisch einwandfreien und optimierten Darstellung unserer Website.

8. Datenübermittlung an Dritte

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur an Dritte, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist oder du ausdrücklich zugestimmt hast. Dazu zählen unter anderem Dienstleister, die für uns Datenverarbeitungen vornehmen (z. B. Webhosting- und E-Mail-Anbieter). Unsere Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, die Daten nur gemäß unseren Weisungen und im Rahmen der EU-Datenschutzverordnung zu verwenden.

8.1 Einsatz von Socialmonials

Zur Planung und automatisierten Veröffentlichung von Beiträgen auf unseren Social-Media-Kanälen nutzen wir das Tool „Socialmonials“. Dabei handelt es sich um eine redaktionelle Anwendung zur Verwaltung von Inhalten. Es erfolgt keine Verarbeitung personenbezogener Daten von Besuchern unserer Website. Anbieter: Socialmonials, 621 Capitol Mall, Suite 1830, Sacramento, CA 95814, USA. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Google Analytics

Auf unserer Webseite verwenden wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“), zur Analyse und Verbesserung unseres Webangebots. Google Analytics verwendet Cookies. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über deine Benutzung unserer Webseite werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Du kannst der Nutzung von Google Analytics jederzeit widersprechen, indem du entsprechende Einstellungen in unserem Cookie-Banner vornimmst oder das entsprechende Browser-Plugin installierst.

Google Analytics wurde auf dieser Website um die Funktion „anonymize_ip“ erweitert, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

Die Nutzung von Google Analytics erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Nutzung von Google reCAPTCHA

Um unsere Website vor Spam und Missbrauch zu schützen, verwenden wir den Dienst Google reCAPTCHA. Dieser Dienst analysiert das Verhalten der Website-Besucher und kann Daten wie die IP-Adresse und Nutzeraktivitäten sammeln, um zwischen menschlichen Nutzern und Bots zu unterscheiden. Die Verarbeitung erfolgt durch Google und unterliegt den Datenschutzrichtlinien von Google sowie den Google-Nutzungsbedingungen.

10.1 Kommentarfunktion

Wenn du einen Kommentar auf einem Blogbeitrag hinterlässt, werden Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse sowie der Kommentar gespeichert. Optional kannst du deine Website angeben und deine Daten in einem Cookie für künftige Kommentare speichern.

11. Rechte der betroffenen Personen

Du hast das Recht:

Auskunft über deine gespeicherten Daten zu erhalten,
Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen,
die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu fordern,
der Verarbeitung deiner Daten zu widersprechen und
dein Recht auf Datenübertragbarkeit geltend zu machen.

Für die Ausübung dieser Rechte kannst du dich jederzeit an die oben genannten Kontaktinformationen wenden.

Falls du der Meinung bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen Datenschutzgesetze verstößt oder deine Datenschutzrechte verletzt wurden, hast du die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, Belgien
Telefon: +32 22 74 48 00
E-Mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Webseite einsehbar.

Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird widersprochen.